Aprovisionamiento y Solicitud de compra

Aprovisionamiento :

Esta compuesto por 4 procedimientos:

1. Aprovisonamiento externo de insumos y equipos 

2. Manipulación y almacenamiento de insumos adquiridos 

3. Distribución interna 

4. Subcontratacion de servicios 

¿Que es insumo?

Es una materia prima o bien que se adquiere con el propósito de transformarlo para producir otro bien , por ejemplo :

1.Compramos un concentrado biodegradable para la limpieza y se disuelve con agua para conseguir un producto que luego utilizaremos en la limpieza de las habitaciones 

2.Compramos una lechuga , se lava y se complementa con otros vegetales para producir una ensalada que se venderá a un punto de venta.

Aprovisionamiento externo de insumos y equipos 

Es donde vendedores de insumos y equipos y los servicios de los subcontratistas deben incluir estos criterios :

• Análisis de muestras para ciertos productos , previo ala compra

• Control de créditos

• Evolución periódica  de los proveedores y los subcontratistas 

• Margenes de precios adecuados por pagar en relación con el mercado 

• Periodos de garantías mínimas ( garantía de fabrica igual o superior a dos años )

• Normalización de insumos por adquirir 

Control de pedidos o contratos 

• La compra de suministros y la adquisición de servicios son productos de relaciones contractuales. Por lo tanto , deben de estar formalizadas en estos documentos 

Equipos materias y servicios 

Se deben adquirir a proveedores o subcontratistas aprobados;sin embargo , si por una situación especial en la empresa necesitara un insumo de un proveedor o subcontratista no aprobado , el responsable de aprovisionamientos es quien lo tramitara 

Los tramites de aprovisionamiento inician con dos procedimientos básicos :

1.Solicitud de compra 

2.Orden de compra 

                                                          Solicitud de compra

Cuando se requiere de un insumo o subcontrato, se debe iniciar el procedimiento con un formulario denominado solicitud de compra.

• El área solicitante debe haber realizado la previsión financiera correspondiente a incluir a en su presupuesto el monto económico 

• Debe haber una justificación que razone la necesidad de adquirir  el insumo o el servicio : bajo inventarios , altas demandas , sustitución del mismo por deprecación , daño, etc

Que especificaciones tiene solicitud de compra para pedir los materiales que requiere una empresa:

• La fecha de pedido y la fecha que se debe entregar.
• Se especifica la cantidad y lo que se ocupa.
• La firma del solicitante.
• La firma de alta dirección.
• La firma de recibido en el área de adquisiciones.
• La firma de la compra.
• Definición del servicio o producto por adquirir.
• Procedimiento de cantidad que se aplicara para la compra.
• Disponibilidad de recursos presupuestarios.
• Precio de referencia.
• Posibles proveedores.
• Firma de encargado de centro de  costos.
• Fecha de solicitud.
• Firma de recibido.

El precio de referencia corresponde al precio en que se considera que se puede obtener el insumo requerido.

El registro es un consecutivo que emite el encargado de adquisiciones con el propósito de dar trastrabillad a la información de las compras.

Las cotizaciones a proveedores,se recomienda solicitar tres diferentes de modo que se analice  el factor precio de acuerdo al mercado.